学級・学年事務を少しでも効率よく進めるための「週案・時数管理システム」をExcelで作りました。今回はその紹介です。無料で配布していますのでご利用ください。
学打ちシステム NiceMeeting
最大の特徴
年度当初に4月開始週の日付を入れると、年間の時間割の枠が自動で出来上がります。学打ちの週案情報が各クラスの時間割作成資料に自動的に反映します。これにより時間割作成に必要な時間を大幅に削減できると思います。
便利な機能１ 「条件付き書式」
・日付や時間割は自動で表示されているので、必要に応じて科目名を変更したり、持ち物や学習進度を入力したりします。学習進度は週案に書かれたものから選択できますし、編集も可能です。
・Excelの条件付き書式という機能を活用
これは、セルの値が何かの時に枠や色をどうするかという設定をするものです。これにより、面倒な書式設定が自動で行われるようになっています。
＜導入例＞
・科目によってセルの色が自動変更。
・休日は自動的にグレーに。枠の作り直しの必要なし。
・児童配付時間割の学習進度枠を科目数に合わせて自動調整
便利な機能２ 「データの入力規則」
・「データの入力規則」を使い、ドロップダウンメニューを作成。
Excel2010以降であればこれだけで済みますが、古いExcelにも対応するため、このシステムでは名前を定義してドロップダウンリストを作成しています。
・こんなとろに文字が打てるとは知りませんでした。
複数のセルを選択して、左上のセル番号のところに名前を打てばOKです。
便利な機能３ 「セルのリンク」
・各種設定で設定した情報や、時数早見表、学習計画一覧など一度入力した情報が複数の場所に反映しています。活用次第でいろいろな手間が省けます。
システムの安定運用対策
・うっかり数式変更の防止のためにシート保護済みです。
・軽量化してサクサク動くために、通年版に加え学期版を作成。
・さらに子学級では必要最低限の機能に限定した超軽量・ミニも作成。
自分でリニューアル、編集したい方はシートの保護を解除してください。
快適に使うために
このシステムはいくつかのファイルが連動して動くことにメリットがあります。そのため、何点か留意することがあります。
最大の注意点は「ファイルの場所」「ファイル名」についてです。同じフォルダに入れて、ファイル名も変更せずに使っていれば問題はありませんが。
＜システムの簡単な仕組＞
基本的には同じフォルダの「チーフ用」を子が参照しています。チーフ用の名まえが変わったり、同じフォルダに無かったりすると参照元が見つからないのでエラーになります。
＜こんなことをやりたい時＞
１、子のクラスを増やしたい
子のファイルを開き、同じフォルダに別名で保存すればOKです。参照元は引き継ぎますので、同じフォルダの「チーフ用」からデータを拾います。
２、システムごと複製したい
フォルダ事まとめてコピーしてください。
３、持ち出して仕事をしたい
できますが、留意点があります。
チーフ用… 持ち出しができます。ただし、学期版で2学期、3学期に持ち出す場合は参照元になっている前学期までのファイルも一緒に持ち出します。終わったら、元あった場所にあるファイルに上書きすれば元通りです。（編集したもののみ）
子学級用… 参照元のチーフ用ファイルと一緒に持ち出します。終わったら編集した子ファイルのみ元の場所に戻します。チーフ用ファイルは元の場所にあるものとおなじはずなので、変更しなくて構いません。
４、子クラスでも週案を編集したい
できません。それをすると訳が分からなくなります。
ただ、コメント機能でメモを入力できます。
コメント（メモ）を貼りたいセルの上で右クリックします。
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